MANUAL DE EVENTOS E DO EXPOSITOR
Este manual reúne as diretrizes essenciais para a realização de eventos no Renaissance São Paulo Hotel, com o objetivo de assegurar excelência operacional, segurança e a preservação de nossos espaços.
A contratação de fornecedores especializados é de livre escolha do organizador. No entanto, o cumprimento integral das normas aqui estabelecidas é de responsabilidade do expositor e de todos os parceiros envolvidos.
Recomendamos que este material seja compartilhado com todas as empresas participantes do projeto.
MANUAL DE EVENTOS E DO EXPOSITOR
É de livre escolha da empresa organizadora a contratação de empresas especializadas em montagem, desmontagem, decoração e manutenção de seus estandes. A contratação de empresas especializadas não isentará o expositor da responsabilidade decorrente da inobservância integral às normas estabelecidas neste “MANUAL DO EXPOSITOR”.
APRESENTAÇÃO DE PROJETO DE ESTANDES
O expositor, sob pena de responsabilidade, deverá cumprir rigorosamente as seguintes normas para a montagem e desmontagem dos estandes, nos prazos e condições especificadas, sem prejuízo à absoluta observância às normas técnicas de segurança estabelecidas pela ABEME - Associação Brasileira das Empresas de Montagem de Estandes:
-
O projeto dos estandes deverá ser encaminhado com 30 (trinta) dias de antecedência ao RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL, contendo 02 (duas) vias da planta baixa, 02 (duas) vias da planta em elevação, 02 (duas) vias da planta lateral, devidamente cotada e em escala, e quando necessário, a planta em corte.
-
O projeto deverá indicar a localização exata dos pontos de energia.
-
Somente após aprovação da planta poder-se-á dar início à montagem dos estandes.
-
Todos os trabalhos deverão ser previamente autorizados pela Gerência de Manutenção do RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL. As conexões elétricas, de informática e telefones, bem como quaisquer trabalhos nos painéis elétricos, deverão ser executados pela equipe de manutenção do hotel.
-
Havendo necessidade de aumento de força elétrica disponível, conexões de informática e/ou telefones, o pedido, com as especificações técnicas, deverá ser encaminhado ao Departamento de Eventos do Hotel, 30 (trinta) dias antes da data do evento.
-
O expositor é responsável pelo pagamento do custo de materiais e mão de obra decorrentes do pedido ou solicitação previsto no item anterior (Vide detalhes na seção “Energia Elétrica”).
-
Em nenhuma hipótese será permitida a montagem de estandes diretamente sobre o piso ou carpete do espaço alugado sem proteção de piso apropriada.
MONTADORAS E DECORADORAS DE ESTANDES
O cliente deverá exigir de todas as companhias por ele contratadas, total cumprimento das normas, especificações e exigências do “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”, contidas neste manual, notadamente no que diz respeito à montagem, decoração dos estandes, salões alugados para o evento, bem como, outras áreas do “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”. Recomenda-se ao expositor, entregar mediante recibo, às empresas contratadas, uma cópia deste “MANUAL DO EXPOSITOR”.
O RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL paralisará qualquer trabalho que não siga as normas de montagem estabelecidas no “MANUAL DO EXPOSITOR”. Quaisquer custos incorridos serão de responsabilidade do CLIENTE.
Crachá de identificação deverá estar sempre visível. (crachá de eventos entrege no momento de identificação e autorização de entrada) Caso o montador / fornecedor esteja hospedado, o crachá será diferenciado. Este deverá ser entregue na recepção no momento do check out.
É proibida a permanência em outras áreas do HOTEL ao pessoal de montagem, limitando-se seus deslocamentos às áreas de trabalhos específicos e/ou espaço alugado para realização do evento.
Não é permitido a utilização de máquinas elétricas, tais como, furadeiras, serras, etc., que provoquem ruídos, barulhos ou vibrações. Também não é permitido lixar ou pintar qualquer tipo de material nas dependências internas de Eventos. As peças deverão chegar ao local, com o trabalho de pintura e arte final concluídos.
PISOS E PAREDES
O piso dos salões não pode ser demarcado, adesivado, furado ou pintado. No Salão Amazônia e demais áreas onde existe granito e/ou mármore, cuidados especiais deverão ser tomados para não danificar o piso.
Nas áreas de montagem de estandes, a montadora deverá colocar uma forração protetora no chão, em toda extensão da área a ser ocupada, incluindo corredores de circulação entre os estandes. Em nenhuma hipótese os estandes deverão ser montados diretamente sobre o piso. Nas áreas com piso de granito, forração nas áreas de circulação não são necessárias.
Os corredores e elevadores utilizados durante a montagem como acesso até o local dos estandes, deverão ser cobertos com forração protetora as quais deverão ser retiradas imediatamente após o término dos serviços de montagem.
O cliente será responsável pelo fornecimento e instalação do material de forração necessário para a proteção do local de montagem do evento.
A forração deverá ser fixada com fita “dupla face 3M”. Outro tipo de material ou fita não será permitido.
Os estandes deverão ser montados a uma distância mínima de 0,60cms. das paredes, divisórias teto e colunas, bem como, a montagem não poderá ser realizada em frente de
quadros elétricos e de telefonia, com excessão das Salas Abrolhos, Pantanal e Juréia,
onde a distância da parede deverá ser de no mínimo 30cm.
Não é permitido apoiar, amarrar, pendurar ou colocar qualquer tipo ou espécie de material, papel ou produto, nas paredes ou portas dos salões, “foyers” ou áreas de circulação, bem como no teto dos salões, sem a autorização prévia da Gerência de Eventos.
No caso de dano material (pisos, paredes, cortinas etc) pertencentes ao hotel, deverá ser custeado pelo contratante.
HIDRANTES, EXTINTORES E SAÍDAS DE EMERGÊNCIAS
Os salões, “foyers”, e áreas de circulação estão equipados com detetores de fumaça, sistema “sprinklers” e extintores. As áreas gerais, com hidrantes em pontos estratégicos. Em nenhuma circunstância essas instalações poderão estar obstruídas pela colocação de coisas e/ou materiais.
Não será permitido qualquer tipo de montagem ou obstruções às saídas de emergência, extintores e hidrantes. Também, não será permitida a passagem de fios em frente às portas, que deverão permanecer livres para circulação.
Eventos acima de 80 participantes deverão ter no mínimo 2 rotas de fuga.
Recomendamos que o expositor e seus contratados se familiarizem com a localização dos equipamentos de combate à incêndio e rotas de fuga do prédio.
ELEVADOR MONTA CARGA
O elevador monta carga, que possui capacidade máxima de carga de 1.260 kg, deverá ser utilizado para transporte de materiais e equipamentos, das docas de recebimento aos diferentes andares do Centro de Eventos.
A montadora deverá informar à Gerência de Banquetes e Eventos, a chegada dos materiais e/ou equipamentos, para que essa gerência destaque um funcionário que acompanhará a utilização do elevador monta carga.
Durante o horário de utilização do monta carga, para subir ou descer equipamentos e/ou materiais de montagem, as paredes do monta carga deverão ser protegidas com material apropriado para forração.
O elevador monta carga tem as seguintes dimensões:
Altura de 2,20m, largura de 2,20m, profundidade de 1,20m e porta de 1,05m x 2,05m
ENTRADA DE MATERIAL E PESSOAL
A única entrada para materiais, equipamentos e pessoal de montagem será através da entrada de serviço/docas de recebimento. O acesso à entrada de serviço é através da portaria da Alameda Jaú, nr. 1620.
Não será permitido descarregar ou carregar materiais e/ou equipamentos em frente às demais portarias e/ou entradas do HOTEL.
Uma relação nominal das pessoas envolvidas nos trabalhos de montagem, deverá ser entregue à segurança, no prazo de 48 (quarenta e oito) horas antecedentes ao início da montagem.
Deverá ser também fornecida à Gerência de Eventos e Segurança, relação de materiais, equipamentos, máquinas, ferramentas etc., no mesmo prazo retro.
O hotel disponibiliza de uma área de fumantes, localizada na Alameda Jaú, próximo à portaria de serviço. Nenhuma outra área do hotel poderá ser utilizada para essa finalidade.
Por ocasião da entrada, as pessoas autorizadas, deverão apresentar documento originais de identidade válidos na portaria de serviço, oportunidade na qual, receberão um crachá de “eventos” autorizando-as a adentrar às dependências do Pavilhão de Eventos, restringindo a circulação à área do evento.
Não será permitida a entrada às dependências do HOTEL, de pessoas portando lanches, bebidas, armas em geral, etc.
É vedado o acesso de pessoas com sinais de estado etílico.
É exigido que o pessoal envolvido na montagem de estandes/exposições esteja permanentemente uniformizado e asseado.
Não é permitido a entrada de pessoas de chinelo, camiseta regata e berduma ou shorts.
Não é permitida a entrada de menores de idade para qualquer tipo de trabalho.
Não é permitido que veículos de carga/descarga adentrem à área de estacionamento do HOTEL.
Valor de estacionamento para ambulância: R$ 80,00 por dia.
A carga/descarga de materiais e/ou equipamentos que possam causar perturbação do silêncio, deverá restringir-se até o horário máximo das 22:00 hs.
ENERGIA ELÉTRICA
O Pavilhão de Eventos é suprido com corrente 380v trifásica / 220v monofásica. Pede-se consultar a Gerência de Eventos para informações complementares.
O hotel deverá ser informado da necessidade de carga elétrica total a ser utilizada nos estandes, com 30 dias de antecedência.
Deverá ser enviado esquema unifilar de distribuição elétrica dos estandes.
Toda a fiação elétrica, telefônica e lógica deverá ser distribuída através de eletrodutos. Não serão permitidas fiações expostas. Qualquer derivação/emenda deverá ser executada através de terminais próprios. A fita isolante aprovada é a 3M 33mm. Não serão aceitas similares.
Todos os circuitos primários e secundários de força e luz, deverão estar protegidos por disjuntores, acondicionados em caixa com tampa e afixados em material isolante.
Em caso de montagem especial, a distribuição da rede de energia elétrica nos estandes, será de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, devendo esta, observar rigorosamente as normas da ABNT e ditadas pela ELETROPAULO, provendo a entrada ou entradas da rede com disjuntores e fusíveis adequados.
Eventuais cortes de energia elétrica, panes e/ou outros problemas relativos à instalação elétrica inadequada na instalação dos estandes ou dela decorrentes, serão de responsabilidade do expositor, devendo este último, arcar com as conseqüências decorrentes, em qualquer esfera.
Abaixo informa-se a capacidade máxima de carga de energia elétrica por sala:
Pampas: 800w
Labrador: 1600w
América do Sul: 3500w
Lobby T2: 1000w
Pre-function T2: 2200w
Andes: 800w
Labrador: 1600w
Amazônia: 6000w
Juréia/Abrólios/Pantanal: 4000w
Yukon: 2000w
América do Sul: 3500w
Tucun: 1000w
Patagônia: 500w
América do Norte:1500w
Os trabalhos relacionados com eletricidade deverão ser acompanhados pela Gerência de Manutenção ou pessoa por esta autorizada. No final das instalações elétricas e antes do início do evento, serão realizadas inspeções para fins de segurança.
TELEFONES
Nos diferentes andares dos salões de eventos, encontram-se instalados telefones públicos, adequados para ligações locais e interurbanas com sistema de cartões.
Os telefones públicos são de propriedade da TELEFONICA, o “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL” não se responsabiliza pelo mau funcionamento dos mesmos.
Caso a empresa expositora tenha interesse em instalar no seu estande linha telefônica direta, a Gerência de Eventos deverá ser informada para as providências, devendo para tanto, receber a solicitação no prazo de 20 (vinte) dias antecedentes ao evento, sendo-lhe fornecidos juntamente com a solicitação de linha direta, os seguintes documentos:
Cópia do contrato social e/ou estatuto da empresa.
Ata da assembléia com assinatura de responsabilidade jurídica.
Cópia autenticada do documento de identidade do responsável.
ESTACIONAMENTO
O estacionamento do “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL” tem capacidade para 300 vagas.
O estacionamento trabalha com o sistema de “Valet Parking”, sendo o acesso pela entrada do Pavilhão de Eventos da Alameda Jaú ou pela entrada principal do Hotel - Alameda Santos. Obrigatóriamente acima de 100 participantes a entrada deverá ser feita pela Haddock Lobo altura do número 746.
A Gerência de Eventos deverá ser informada de eventuais necessidades adicionais do estacionamento.
O pagamento do estacionamento do Hotel poderá ser realizado individualmente por cada um dos participantes ou faturado diretamente aos organizadores do evento.
A Gerência de Eventos, deverá ser informada expressamente, com antecedência de 15 (quinze) dias da data do início do evento, da modalidade escolhida para o pagamento do estacionamento do Hotel.
Carros oficina poderão permanecer nas Docas somente com autorização prévia.
Fornecedores, montadores, entregadores e outros que estacionem seus veículos no estacionamento, farão o pagamento pelo serviço, por ocasião da saída, na conformidade da tabela.
É proibido o acesso de caminhões à área do estacionamento do Hotel.
As docas de recebimento são destinadas exclusivamente à carga e descarga de materiais e equipamentos, sendo vedado o estacionamento de qualquer tipo de veículo nessa área.
TOALETES
O pavilhão de Eventos do “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”, dispõe de toaletes públicos para uso dos senhores hóspedes e clientes. A manutenção e limpeza dos mesmos é da responsabilidade do Hotel.
O pessoal de montagem de estandes deverá utilizar os toaletes destinados aos funcionários, que se encontram nas áreas de serviço.
Os toaletes não deverão ser utilizados para limpeza de materiais, lavagem de panos de chão etc.
SOM, MÚSICA AO VIVO E MÚSICA AMBIENTAL
O som produzido nos estandes, por aparelhagem de áudio, como gravadores, rádios, etc., não poderá exceder o volume normal razoável.
É proibido o uso de qualquer aparelho de amplificação para a emissão de mensagens de vendas ou promoções.
Em caso de utilização de música ambiente ou música ao vivo em qualquer dependência do Pavilhão de Eventos durante a realização do evento, em cumprimento à Lei nº 5.988, os organizadores deverão fornecer ao Hotel a documentação necessária e recibo de pagamento expedido pelo ECAD. Em caso de música ao vivo, igualmente, será exigido apresentação de documentos referentes aos registros dos músicos na OMB (Ordem dos Músicos do Brasil).
Maiores informações poderão ser obtidas no Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (ECAD), nesta Capital, na Avenida Paulista, nº 171 - 4º andar - CEP 01311-000 - Tel.: (011) 3287-6722 - Fax: (011) 3285-6790.
LIMPEZA DOS ESTANDES E ÁREAS PÚBLICAS
Os organizadores, por intermédio das empresas contratadas para montagem dos estandes, serão responsáveis pela limpeza da área, no final da montagem e antes do início do evento. Serão responsáveis também, pela retirada dos materiais adicionais, bem como, retirada do lixo gerado durante a montagem.
O “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”, responsabiliza-se apenas pela limpeza dos corredores entre os estandes.
A limpeza no interior dos estandes será da responsabilidade dos organizadores ou do expositor.
EQUIPAMENTO ÁUDIO VISUAL
Para comodidade dos expositores, a concessionária “HOSPITALITY RESOURCES”, dispõe de equipamento áudio visual de qualquer tipo, para locação. Maiores informações poderão ser obtidas pelo telefone (011) 3069 2233, ramal: 3232 ou 3231.
Em caso de utilização de fumaça artificial, deverá ser solicitada autorização por escrito junto à Gerência de Eventos, bem como serem enviadas com 30 dias de antecedência, as especificações técnicas à Gerência de Manutenção, para avaliação.
Não é permitido uso de Drones.
SEGURANÇA
O ”RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”, responsabiliza-se pela segurança das áreas comuns do hotel durante o período de realização do evento.
O Hotel não se responsabiliza pela segurança de objetos de valor em geral, bem como, obras de arte, equipamentos etc., deixados nos estandes ou em outras salas. Para esses fins o cliente deverá prover sua própria segurança.
Também o Hotel não se responsabiliza por objetos expostos nos estandes.
Caso o cliente ou expositor contrate segurança externa, deverá entrar em contato com a Gerência de Segurança do Hotel, para coordenação, entregando-lhe uma relação nominal dos componentes dessa segurança, juntamente com uma fotocópia da documentação pessoal de cada um dos integrantes, bem como cópia do contrato referente à esta prestação de serviços. A entrada e saída de pessoal da segurança privada contratada, deverá seguir as mesmas regras contidas no título 8 referentes a entrada de material e pessoal.
ALIMENTOS E BEBIDAS
O “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”, oferece a seus clientes uma grande variedade de opções de cardápios internacionais para qualquer tipo de evento. Também dispõe de várias opções de pacotes com preços especiais. Favor contatar a Gerência de Eventos para informações e orçamentos sobre salas, cardápios, montagens, etc..., para sua festa ou evento.
Não é permitida a entrada de alimentos e bebidas, por terceiros, para serem servidos nas dependências do Hotel. O serviço de “Buffets” externos eventualmente contratados pelo cliente, não será admitido ao Hotel.
Não é permitido o serviço de alimentos e bebidas nos estandes sem prévia autorização da Gerência de Eventos.
Degustações e demonstrações de preparação não são permitidas sem a prévia autorização da Gerência de Eventos.
Não será permitido o serviço de alimentos e bebidas de cortesia por parte de patrocinadores a visitantes. Também, não será permitido a entrada ou entrega de alimentos e bebidas no Hotel sem a prévia autorização da Gerência de Eventos.
A decoração incluindo decoração floral, iluminação especial, etc., dos salões, áreas de “foyers” não estão inclusos nos preços. Favor consultar a Gerência de Eventos para sugestões de empresas de decorações florais, aluguel ou venda de plantas para todo tipo de evento.
DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTO E PROMOÇÕES ESPECIAIS
O “RENAISSANCE SÃO PAULO HOTEL”, poderá sustar ou determinar o período (horário) de demonstração de qualquer equipamento, que a seu critério possa apresentar riscos às pessoas, produtos, estruturas ou estandes, tais como: as que produzam alto nível de ruído, vibrações, fumaça, odores ou qualquer outro que possa perturbar os clientes e hóspedes, bem como, as operações dos estandes ou do Hotel em geral.
Qualquer tipo de promoção a ser realizada por empresa expositora, no interior do Hotel ou utilizando o nome deste, somente será admitida mediante autorização prévia da Gerência Geral do Hotel.
DESMONTAGEM
Será da responsabilidade da empresa organizadora fazer a desmontagem dos estandes e retirada de todos os produtos, materiais e equipamentos nos prazos e condições previamente estabelecidos.
Atrasos na devolução dos espaços alugados serão cobrados com multas.
Deverão ser seguidos os mesmos passos e cuidados para a proteção do chão, paredes, portas, elevadores, etc., por ocasião da desmontagem conforme normas estabelecidas neste “MANUAL DO EXPOSITOR” na seção referente à montagem de estandes.
SAÍDA DE MERCADORIA
A saída autorizada para materiais, mercadorias, equipamentos, produtos, etc., será através das docas de recebimento no andar G1. Não será permitido a saída de nenhum material por qualquer outra portaria de saída, sem a prévia autorização da Gerência de Segurança do Hotel.
Nenhum material poderá sair do Hotel sem a cópia comprovante de autorização de entrada.
Para fins de organização de fluxo de trânsito nos acessos ao Hotel, deverá ser comunicado à Gerência de Segurança/Eventos o horário previsto para saída de materiais.
POSTERS E PUBLICIDADE
Não será autorizada a proliferação de posters, folhetos ou similares, em colunas, paredes, etc.
Será fornecida a quantidade disponível de porta posters, para promoção do evento.
Dentro do Pavilhão de Eventos, a promoção do evento ficará restrita à área alugada para a realização do evento.
Não será autorizada a colocação ou afixação de qualquer tipo de material, nas paredes, divisórias, portas, colunas etc. Inclusive, bandeiras e/ou similares não poderão ser pendurados no teto dos salões, foyers, etc. Para informações adicionais, favor consultar a Gerência de Eventos.
A colocação de bandeiras de nações nos mastros principais do Hotel será autorizada somente pela Gerência Geral. As bandeiras de nações estrangeiras não poderão exceder as dimensões da bandeira nacional do Brasil.
SAÍDA DE PESSOAL
A saída autorizada para pessoal de montagem de estandes será obrigatoriamente através da portaria de serviço do piso E-3.
Na saída, os crachás de “Eventos ou Fornecedores” serão devolvidos à portaria de serviço.